A contabilidade pode ser dolorosa, mas todos sabemos que é uma necessidade. Se você deseja que seu negócio cresça (ou mesmo continue funcionando), você precisa ter seus números em ordem e se preparar para todas as temporadas fiscais.

O pensamento da temporada de impostos causa estresse e ansiedade? Você está com medo de preparar esses formulários fiscais para sua loja WooCommerce online? Você sente que não está vendo seus insights de negócios como deveria porque está executando sua contabilidade em uma planilha?

Se a resposta for sim, essas 5 dicas essenciais de contabilidade do WooCommerce podem ser exatamente o que você precisa! Implemente essas dicas e você estará perfeitamente preparado na próxima vez que a temporada de impostos chegar!

Antes que você fique sobrecarregado, vamos apenas começar dizendo que as dicas que descrevemos abaixo não adicionarão trabalho extra à sua agenda já ocupada. Na verdade, eles provavelmente reduzirão sua carga de trabalho! Implemente nossas sugestões abaixo e na próxima temporada de impostos você estará levantando os pés com um copo de vinho na mão.

Pronto para mergulhar? Vamos começar com o básico!

1. Determinar as regras de imposto sobre vendas e o nexo

Ao montar sua loja virtual e se preparar para vender seus produtos ou serviços, uma das primeiras coisas que você precisa pensar são os impostos. Embora não seja o tópico mais atraente, ele precisa ser abordado. Pode parecer um obstáculo no início, mas o WooCommerce fornece vários recursos para apoiar sua configuração de impostos. A boa notícia é que, depois de descobrir suas regras de impostos sobre vendas, você poderá configurar o WooCommerce para cobrar impostos sobre vendas automaticamente!

Observação – você deve marcar a caixa para “ativar taxas e cálculos de impostos” em Configurações gerais primeiro para ativar a guia Configurações de impostos.

Recomendamos uma reunião com um contador para garantir que você entenda completamente suas obrigações fiscais. A localização da sua empresa, os produtos que você vende e o nexo fiscal determinarão as alíquotas que você precisa cobrar. Tenha em mente que estes podem variar de acordo com o condado, estado e país.

Talvez você não precise coletar impostos sobre vendas, ou talvez você seja um dos sortudos que cobra de todos os clientes uma taxa fixa. Caso contrário, você pode ter que calcular e coletar impostos com base no endereço de entrega do cliente. Se for esse o caso, sugerimos que você reserve um tempo para revisar e configurar seus impostos.

… e isso nos leva ao próximo passo!

2. Configure regras fiscais no WooCommerce ou use um plug-in de gerenciamento de impostos

Depois de determinar suas obrigações fiscais comerciais, é hora de configurar seus impostos em sua loja online. O próprio WooCommerce oferece a capacidade de cobrar impostos sobre vendas para cada pedido automaticamente. Ele pode calcular e cobrar impostos automaticamente com base nos produtos do cliente, endereço de entrega e/ou suas zonas fiscais. Isso significa que toda vez que você vende algo, o WooCommerce pode cobrar automaticamente o imposto sobre vendas apropriado.

Se o nexo fiscal de sua empresa exigir a cobrança de impostos sobre vendas com base no endereço de entrega do cliente ou em vários estados ou países, talvez seja necessário configurar centenas de regras fiscais (além de garantir que todas estejam atualizadas vezes). Se for esse o caso, um plugin de cálculo automático de impostos pode ser imensamente útil.

Plugins como TaxJar e Avalara AvaTax irão gerenciar automaticamente todos os seus cálculos de impostos – e eles ainda ajudam a relatar e arquivar esses impostos. Eles então passarão essas informações para garantir que o imposto sobre vendas seja cobrado corretamente em seu pedido WooCommerce.

Então, qual plugin de cálculo de impostos você deve escolher? TaxJar e Avalara são as opções mais populares. Sugerimos que você avalie os dois em termos de preços e recursos para encontrar o que funciona melhor para sua empresa. Você pode achar que os preços do TaxJar são mais baixos, mas o Avalara oferece mais recursos.

3. Sincronize os dados do WooCommerce com uma plataforma de contabilidade

Agora que você está configurado para cobrar seu imposto sobre vendas, a próxima pergunta é: como você vai acompanhá-lo? Você precisará apresentar e entregar o imposto sobre vendas cobrado e terá que ter certeza de que os números fornecidos estão corretos. Nossa principal dica para acompanhar seu imposto sobre vendas, juntamente com outros números notáveis, como sua receita de vendas, é sincronizar seus dados com uma plataforma de contabilidade.

WooCommerce é uma plataforma de comércio eletrônico, não uma plataforma de contabilidade. Ele não fornece o nível de coleta de dados contábeis que você precisa para se preparar para a temporada de impostos ou para visualizar informações cruciais sobre o desempenho do seu negócio. No entanto, você pode inserir todos os seus dados do WooCommerce em uma plataforma de contabilidade para acompanhar de perto suas finanças e ter todos os seus dados em um só lugar.

A plataforma de contabilidade mais popular é o QuickBooks . Existem várias versões diferentes do QuickBooks, e a mais popular é o QuickBooks Online. Você pode acessar esta plataforma de qualquer dispositivo, a qualquer momento. O QuickBooks oferece recursos incrivelmente úteis, como fácil rastreamento de despesas (basta tirar uma foto de um recibo!), bem como opções de faturamento.

O QuickBooks custará entre US $ 40 e US $ 70 por mês e se pagará rapidamente na quantidade de tempo e trabalho que você economiza. Na verdade, pode acabar automatizando muito do trabalho pelo qual você precisaria pagar um contador.

A configuração da sua empresa QuickBooks geralmente leva cerca de 30 minutos, e sugerimos uma reunião com um contador para obter as melhores práticas durante a configuração.

Depois de configurar o QuickBooks, você pode começar a inserir seus dados de vendas do WooCommerce no QuickBooks. Embora você tecnicamente possa inserir suas vendas do WooCommerce manualmente, pode demorar um pouco se você tiver mais de um punhado de pedidos. Felizmente, existem maneiras de automatizar esse processo!

Sincronização de Quickbooks por MyWorks

Uma opção é sincronizar seus dados do WooCommerce com o QuickBooks automaticamente usando o QuickBooks Sync for WooCommerce da MyWorks Software . A sincronização levará todas as suas vendas, clientes, produtos, inventário, dados de pagamento e muito mais, e os sincronizará com o QuickBooks. Tudo acontecerá automaticamente e em tempo real, não exigindo tempo adicional de esforço de sua parte.

O resultado? Todos os seus dados de vendas serão sincronizados com o QuickBooks automaticamente e serão categorizados corretamente! Você pode acompanhar suas receitas, despesas, custo de mercadorias e muito mais! Os níveis de inventário permanecerão atualizados entre WooCommerce e QuickBooks!

Sincronização de fatura do WooCommerce para Quickbooks por BizSwoop

Outra ótima opção é o WooCommerce Invoice Sync for Quickbooks . Este poderoso plugin ajuda a otimizar sua carga de trabalho de contabilidade conectando sua loja WooCommerce à sua conta online do Quickbooks. Dessa forma, à medida que você gera faturas, recebe pagamentos e faz remessas no WooCommerce, seus Quickbooks serão atualizados automaticamente para refletir as alterações. Basta usar o recurso de sincronização com um clique ou agendar sincronizações regulares durante o tempo de inatividade da sua loja.

Com o WooCommerce Invoice Sync, há opções para escolher quais metadados são sincronizados, incluindo produto, categoria, atributos, preço, impostos e frete. Você pode até mesmo sincronizar clientes para não precisar adicionar manualmente suas informações à sua conta do Quickbooks. E você não está limitado a uma quantidade definida de dados – sinta-se à vontade para sincronizar um número ilimitado de pedidos à medida que sua loja cresce. Ainda não tenho certeza? O BizSwoop oferece um teste de 7 dias – então por que não conferir para ver por si mesmo?

4. Rastrear e relatar números-chave

Depois de sincronizar sua loja WooCommerce com uma plataforma de contabilidade como o QuickBooks, você poderá monitorar mais de perto a saúde da sua empresa rastreando números importantes. Esses números-chave incluem sua receita, despesas, custo das mercadorias vendidas e lucros.

As plataformas de contabilidade facilitam incrivelmente a execução desses relatórios, e o QuickBooks até cria painéis de visão geral que permitem monitorar rapidamente a saúde da sua empresa. Como dissemos antes, ao sincronizar seus dados de vendas do WooCommerce em sua plataforma de contabilidade, você terá números precisos o tempo todo e, consequentemente, poderá monitorar a saúde do seu negócio a qualquer momento!

Recomendamos gerar relatórios e reconciliar suas contas com frequência. Fazer isso é como ir ao médico – é melhor fazer check-in regularmente e detectar quaisquer problemas antes que eles se desenvolvam!

Uma das figuras mais importantes para monitorar é o seu fluxo de caixa. Se você ainda não tiver uma conta comercial separada, sugerimos a criação de uma. Manter as finanças do seu negócio separadas das suas finanças pessoais tornará tudo muito mais fácil. A maneira mais fácil de garantir que sua empresa está ganhando dinheiro é observar seu fluxo de caixa. Acompanhe o que entra e o que sai para ter certeza de que você pode cumprir todas as obrigações financeiras no prazo.

Em seguida, também sugerimos rastrear seu estoque e o Custo das Mercadorias Vendidas . Esta é uma figura chave para entender o que você está realmente fazendo com cada produto vendido. Você pode até descobrir que está perdendo dinheiro com a venda de alguns produtos! O QuickBooks pode calcular isso facilmente para você, então você só precisa ficar de olho nos números.

Outro importante são as despesas ! Sua plataforma de contabilidade também poderá categorizar suas despesas – portanto, preste atenção nos números totais, bem como nos números individuais. Também sugerimos categorizar suas despesas como fixas ou variáveis.

Em seguida, certifique-se de acompanhar suas vendas e lucros totais , mesmo antes da temporada de impostos. Você precisará considerar suas despesas fiscais na temporada de impostos e reservar dinheiro para cobri-las.

5. Conheça seus prazos

Perder um prazo é como perder um aniversário – exceto que as autoridades fiscais nunca esquecerão o erro que você fez! Procure seus prazos, adicione-os ao seu calendário, defina alarmes, faça qualquer coisa que você precise lembrar. Existem até serviços premium, como o LegalZoom Compliance Calendar , que você pode usar para manter o controle de sua programação de relatórios. Só não se esqueça de arquivar na hora!

Tenha em mente que você pode até precisar declarar impostos trimestrais. Se você não tiver certeza, verifique com seu contador. Eles são seus melhores amigos quando se trata de números!

Embora você possa terceirizar sua contabilidade , se você se preparar com antecedência e implementar sistemas automatizados, não terá nada com que se preocupar na próxima vez que a temporada de impostos chegar! Agora você pode dizer adeus a essas dores de cabeça contábeis e caixas de sapatos cheias de recibos e dizer olá à contabilidade perfeita e sem preocupações.